Anleitung: Schülerdaten hochladen

Für Mitarbeiter:innen im Schulsekretariat

1. Zweck

Mit dieser Seite laden Sie Schülerdaten gesammelt in das System. Das System prüft automatisch auf doppelte Einträge (Nachname + Vorname + Geburtsdatum + Geburtsort). Doppelte Zeilen werden übersprungen und als Hinweis angezeigt.

2. Voraussetzungen

3. Datei vorbereiten (Format & Felder)

Trennzeichen: Semikolon (;)  |  Eine Zeile = ein Schülerdatensatz

SpaltennameBeschreibungPflichtBeispiel
schueler_nachnameNachnameJaMüller
schueler_vornameVornameJaAnna
schueler_geburtsdatumGeburtsdatum im Format dd.mm.yyyyJa03.02.2010
schueler_geburtsortGeburtsort (Stadt)JaOldenburg
schueler_geschlechtSiehe erlaubte Werte untenEmpfohlenW
schueler_emailKontakt‑E‑MailEmpfohlenanna.mueller@example.de

Beispielzeilen (CSV, Semikolon):

schueler_nachname;schueler_vorname;schueler_geburtsdatum;schueler_geburtsort;schueler_geschlecht;schueler_email
Müller;Anna;03.02.2010;Oldenburg;W;anna.mueller@example.de
Schmidt;Lukas;14.11.2009;Leer;M;lukas.schmidt@example.de

4. Erlaubte Werte je Feld

Pflichtfelder

  • schueler_nachname, schueler_vorname
    Erlaubt: Buchstaben, Leerzeichen, Bindestrich, Apostroph (z. B. O'Neil). Keine Ziffern.
  • schueler_geburtsdatum
    Erlaubt: Format dd.mm.yyyy (z. B. 07.06.2010). Tag/Monat zweistellig, Jahr vierstellig.
  • schueler_geburtsort
    Erlaubt: Buchstaben, Leerzeichen, Bindestrich. Keine Postleitzahlen.

Weitere Felder (falls vorhanden)

  • schueler_geschlecht
    Erlaubte Werte: M (männlich), W (weiblich), D (divers). Leer lassen, wenn unbekannt.
  • schueler_email
    Gültige E‑Mail‑Adresse (z. B. vorname.nachname@domain.de). Optional.

Weitere optionale Felder

  • schueler_familienstand
    Erlaubte Werte: ledig, verheiratet , ohne Angabe
  • schueler_telefon, schueler_handy und weitere Telefonnummern
    0123456789.
  • schueler_konfession Das System kann folgende Werte einsetzen:
    ohne Angabe evangelisch katholisch alevitisch islamisch sonstige ohne
  • schueler_staatsangehoerigkeit Eine Übersicht der möglichen Einträge finden sie hier:
    Länder
  • letzter_bildungsgang Der Wert ist nicht aktiv (leer).
  • Noten und Kopfnoten
    1,2,3,4,5,6 bzw. 1: verdient besondere Anerkennung; 2: entspricht den Erwartungen in vollem Umfang; 3: entspricht den Erwartungen; 4: entspricht den Erwartungen mit Einschränkungen; 5: entspricht nicht den Erwartungen; 6: Keine Angabe;
  • sprache Familiensprache
    Deutsch; Türkisch; Griechisch; Italienisch; Spanisch; Portugiesisch; Polnisch; Sprache eines Staates ehem. Sowjetunion; Kurdisch; Sonstiges; Arabisch; Sprache eines Staates ehem. Jugoslawien; ohne Angabe;
  • b_vorbildung Der Wert ist nicht aktiv (leer).
  • schulabschluss Der Wert ist nicht aktiv (leer).
  • datum Der Wert ist nicht aktiv (leer).
  • erzberechtXXX Diverse Angaben zu Erziehungsberechtigen bzw. Notfall Adressen.
    Diese Angabe können im Bewerbungsprozess weitgehend aus den bereits gespeicherten Angaben übernommen werden.

5. Schritt‑für‑Schritt: Upload

  1. Öffnen Sie die Upload‑Seite.
  2. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die vorbereitete CSV‑Datei.
  3. Klicken Sie auf Hochladen.
  4. Warten Sie auf die Rückmeldung. Unten erscheinen farbige Meldungen zum Ergebnis.
Tipp: Laden Sie die Datei erst hoch, wenn sie von Ihnen geprüft wurde (korrekte Spalten, keine leeren Pflichtfelder).

6. System‑Meldungen verstehen

Erfolg: „Zeile X (Vorname Nachname) erfolgreich eingefügt.“
Hinweis (Duplikat): „… Datensatz bereits vorhanden – Zeile wird übersprungen.“
Warnung: „… unvollständige/unerwartete Werte – bitte prüfen.“
Fehler: „… Einfügen nicht möglich.“ (z. B. falsches Datum, defektes Dateiformat)

7. Häufige Probleme & Lösungen

Der Schüler ist bereits vorhanden (gleiche Kombination aus Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort). Keine Aktion nötig.

Das Feld schueler_geburtsdatum muss genau so aussehen: dd.mm.yyyy (z. B. 07.06.2010). Keine anderen Zeichen zulässig.

Speichern Sie die Datei in UTF‑8. Umlaute (ä, ö, ü, ß) sind erlaubt.

Bitte verwenden Sie Semikolon ; als Trenner. Kommas , führen zu fehlerhaften Spalten.

8. Datenschutz & Support